Proses menggandakankan file, gambar ataupun lebih sering didengar dengan istilah fotocopy merupakan suatu pekerjaan yang dibutuhkan orang –orang dalam pekerjaannya sehari hari, mengcopy file atau gambar adalah kegiatan yang sering kita jumpai di kantor dan tempat yang sering melakukan aktivitas memperbanyak atau menggandakan file dan gambar seperti di kantor, kampus, sekolahan dan kelurahan.

Fotocopy file dan dokumen serta gambar dapat anda lakukan dengan menggunakan mesin fotocopy yang memiliki kualitas warna atau pun yang hanya mencetak warna hitam dan putih saja. Standar untuk ukuran dan kapasitas dari mesin fotocopy juga sangat beragam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya, mesin fotocopy yang kita sering lihat dapat di kategorikan berdasarkan pada kecepatan mencetak dan menggandkan :

Low (Rendah)

Mesin fotokopi dengan menggunakan alat bantu pita sebagai pencetaknya. Karena mesin ini menggunakan pita, sebagai bantuan untuk mencetak output ke atas kertas, maka hasil cetakan memang kasar dan kurang bagus. Kecepatan mesin fotokopi ini hanya mencapai 10-20 ppm.

Sedang (Medium)

Mesin fotokopi inkjet sudah menggunakan tinta untuk proses cetak. Inkjet yang dijual di pasaran saat ini memang memiliki kemampuan mencetak sampai dengan ukuran kertas sangat besar dibarengi dengan kualitas yang baik. Kecepatan mesin fotokopi ini mencapai 20-50 ppm.

Besar (High)

Mesin fotokopy laserJet adalah jenis yang paling bagus di banding 2 jenis mesin  sebelumnya. Alat pencetaknya tidak menggunakan tinta biasa melainkan menggunakan bubuk toner halus dan pencetakan dengan bantuan infra merah.

Mesin fotocopy saat ini merupakan teknologi yang sangat bermanfaat bagi  masyarakat  yang sehari-hari berhubungan dengan hal administrasi dan  dalam bidang pengurusan file dan dokumen. Mesin fotocopy yang penggunaannya tergolong intens harus di maintenance dan servis yang berkala setidaknya minimal 2 bulan sekali guna mengecek kualitas dari hasil fotocopy tersebut.